La grille d’entretien se bâtit avant le premier candidat : critères tirés de la fiche de poste, mêmes questions pour tous, échelle de notation fixée d’avance. La loi en borne le contenu : chaque question doit avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi, le candidat doit être informé des méthodes d’évaluation, et aucun critère discriminatoire n’y a sa place. Les notes serviront à expliquer un refus.
L’étape où la bâtir, ce que la loi impose, ce que l’usage a ajouté, son rôle pendant et après l’entretien, puis les vérifications avant le premier candidat.
À quelle étape la bâtir
La grille d’entretien d’embauche, ou grille d’évaluation, se prépare entre la rédaction de la fiche de poste et le premier entretien d’embauche, que le recrutement soit mené par un manager de PME ou par un service RH. À ce stade se décident les critères qui départageront les candidats. Une grille construite après les premiers entretiens se cale sur les candidats déjà vus, et la comparaison perd son sens.
Une étape bâclée ici se répercute plus loin : sans critères écrits d’avance, le choix final repose sur des impressions, et un refus devient difficile à expliquer.
Ce que la loi impose
Le code du travail ne parle pas de grille d’entretien. Il encadre en revanche tout ce qu’elle contient, puisqu’elle sert à recueillir des informations sur le candidat et à l’évaluer.
| Article | Règle | Effet sur la grille |
|---|---|---|
| L1221-6 | Les informations demandées servent seulement à apprécier la capacité à occuper l’emploi | Chaque critère et chaque question se rattachent au poste |
| L1221-8 | Le candidat est informé avant de la méthode d’évaluation, qui doit être pertinente ; les résultats sont confidentiels | Annoncer la mise en situation ou le test ; ne communiquer la grille remplie qu’aux personnes qui participent au recrutement |
| L1221-9 | Aucune information collectée par un dispositif que le candidat ignore | Pas d’enregistrement ni de recherche cachés ; les règles de protection des données personnelles (RGPD) s’ajoutent |
| L1132-1 | Aucun candidat écarté pour son âge, son sexe, sa situation de famille, sa grossesse, son origine, notamment | Aucune case ni question sur ces sujets |
| L1131-2 | Dès 300 salariés, et dans les cabinets de recrutement, formation à la non-discrimination tous les cinq ans | Les recruteurs qui utilisent la grille y sont formés |
Ce que l’usage a ajouté
Le reste de la grille relève de l’usage. Il a installé quelques pratiques communes :
- des critères tirés de la fiche de poste, compétences techniques, savoir-être et motivation utiles au poste ;
- les mêmes questions pour tous les candidats, éventuellement selon la méthode STAR (situation, tâche, action, résultat) ;
- une échelle de notation commune, de 1 à 5 par exemple, appliquée de la même façon par tous les évaluateurs ;
- une pondération des critères, un espace pour les commentaires et une évaluation globale ; certains outils parlent de scorecard.
Cette structure n’est pas qu’une habitude. Une méta-analyse publiée en 2022 dans le Journal of Applied Psychology, qui réévalue les méthodes de sélection, classe l’entretien structuré au premier rang pour prédire la performance au poste.
Exemple construit, pour un poste de commercial : quatre critères, prospection, négociation, organisation, connaissance du secteur, notés de 1 à 5, la négociation comptant double. Chaque critère a sa question, posée dans le même ordre à chaque candidat.
| Critère | Question | Note de 1 à 5 | Coefficient | Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| Prospection | Décrivez la dernière fois que vous avez ouvert un compte nouveau. | 1 | ||
| Négociation | Racontez une négociation de prix que vous avez menée, et son résultat. | 2 | ||
| Organisation | Comment planifiez-vous une semaine de tournée ? | 1 | ||
| Connaissance du secteur | Quels sont les trois concurrents principaux de l’entreprise ? | 1 |
Le total pondéré se calcule en multipliant chaque note par son coefficient, puis en divisant par la somme des coefficients, ici 5 : un candidat noté 4, 3, 5 et 4 obtient (4 + 6 + 5 + 4) / 5, soit 3,8 sur 5. Les grilles se remplissent en ligne ou sur papier ; un questionnaire en ligne peut servir de support.
Pendant et après l’entretien
Pendant l’entretien, la grille se remplit au fil des réponses, la conversation libre restant bornée par le même lien avec l’emploi (voir ce que le recruteur a le droit de savoir), avec des notes factuelles plutôt que des impressions. Après, elle sert à comparer les candidats critère par critère.
Aucun texte n’impose de motiver un refus d’embauche, mais mieux vaut pouvoir l’expliquer par un élément rattaché au poste. Les notes de la grille serviront si le candidat demande pourquoi, ou si le choix est contesté. Les résultats restent confidentiels, comme le prévoit l’article L1221-8 : la confidentialité vaut pour la grille remplie comme pour les notes. Ce sont elles qui permettent de justifier une décision.
Avant le premier candidat
- relire chaque question en se demandant si elle a un lien direct et nécessaire avec le poste ;
- retirer toute case sur l’âge, la situation de famille, la grossesse, la santé ou l’origine ;
- fixer l’échelle et la pondération, et les partager avec tous les évaluateurs ;
- prévoir d’informer le candidat des tests ou mises en situation ;
- dès 300 salariés, vérifier que la formation à la non-discrimination des recruteurs date de moins de cinq ans.
Sources
- Code du travail, articles L1221-6, L1221-8 et L1221-9 (recrutement)
- Code du travail, articles L1131-2 et L1132-1 (non-discrimination)
- Sackett P.R. et al., « Revisiting meta-analytic estimates of validity in personnel selection », Journal of Applied Psychology, novembre 2022
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