Le candidate relationship management, ou CRM candidats, entretient le contact avec des candidats avant qu’un poste s’ouvre. En France, une CV-thèque se conserve jusqu’à 2 ans après le dernier contact avec le candidat non retenu, avec son consentement ou sans opposition de sa part ; le dossier d’un candidat non retenu peut aussi être gardé 5 ans pour prouver l’absence de discrimination.
Voici la définition et la différence avec l’ATS, les deux durées de conservation, l’information d’un candidat que vous avez repéré vous-même, puis la façon de monter une base sans logiciel.
Ce que recouvre le candidate relationship management
Le terme désigne à la fois une pratique et une catégorie de logiciels : garder le lien avec des candidats actifs ou passifs, c’est-à-dire qui ne cherchent pas encore, afin de les recontacter quand un poste ouvre. Il se distingue de l’ATS, le logiciel de suivi des candidatures.
| CRM candidats | ATS | |
|---|---|---|
| Moment | Avant ou entre deux postes | Pendant un recrutement ouvert |
| Personnes | Candidats passifs, anciens candidats, profils repérés | Candidats qui ont postulé |
| Objet | Entretenir la relation | Suivre chaque candidature jusqu’à la décision |
Un tableur peut tenir lieu de CRM candidats. Ce qui rend la pratique risquée n’est pas l’outil, c’est la durée pendant laquelle les données restent en base.
Les deux durées de conservation de la CNIL
Le référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines, publié en 2026, distingue deux situations.
| Situation | Durée | Condition |
|---|---|---|
| CV-thèque, ou vivier de candidats | Jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu | Seuls les profils qui intéressent l’employeur, sauf opposition du candidat, ou consentement |
| Preuve en cas d’action en discrimination | 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu | À des fins probatoires, dossier d’un candidat non retenu |
Ces durées sont des recommandations du Guide recrutement de la CNIL, non des obligations légales. Le second délai s’appuie sur l’article L1134-5 du code du travail : l’action en réparation d’une discrimination se prescrit par cinq ans à compter de la révélation de la discrimination, sans que ce délai puisse être aménagé par convention.
Le dernier contact fait courir les 2 ans : une ligne dont le dernier contact remonte à plus de 2 ans dépasse la durée recommandée.
Informer un candidat que vous avez sourcé
Quand vous repérez un profil sur un réseau professionnel ou par recommandation, ses données ne viennent pas de lui. L’article 14 du RGPD impose alors de l’informer dans un délai raisonnable qui ne dépasse pas un mois, et au plus tard lors du premier contact si vous les utilisez pour lui écrire.
Le texte prévoit des exceptions, notamment quand le candidat dispose déjà de l’information ou quand la lui fournir exige des efforts disproportionnés. Le premier message au candidat est le moment où l’information se donne, au plus tard. La vérification des antécédents obéit à ses propres limites, détaillées dans la vérification des antécédents.
L’annonce est-elle déjà publiée ? Si oui, le candidat qui postule vous a lui-même confié ses données : ce cas ne relève pas de l’article 14.
Monter une base sans logiciel
Un tableur suffit pour une petite structure, à condition de prévoir dès le départ la date du dernier contact et la fin de conservation.
- Une ligne par candidat, avec le poste visé et la source du contact.
- La date du dernier contact, mise à jour à chaque échange.
- La date de fin de conservation, égale à celle du dernier contact plus 2 ans.
- Une colonne « consentement ou information » qui dit comment le candidat a été prévenu.
- Un contrôle à date fixe : toute ligne arrivée à sa fin de conservation est examinée, puis supprimée.
Sources
- CNIL, « Référentiel : les durées de conservation des données à caractère personnel, gestion des ressources humaines », 2026
- Code du travail, article L1134-5
- RGPD, article 14
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