LA RGPD ET LE RECRUTEMENT EN INTÉRIM : DOSSIER

En cas d'issue négative à une candidature, vous devez demander au candidat s'il accepte que vousconserviez sa candidature au sein de votre base de CV. En cas d'accord de sa part, vous pouvez la conserver deux ans maximum après le dernier contact. Au delà, elle devra être détruite.
 

Cela implique un traitement rigoureux de la base des candidats afin d'éviter tout manquement au respect de la protection des données personnelles. Vous pouvez ainsi prévoir de systématiquement prendre contact avec les candidats en base tous les 2 ans maximum afin de réactualiser leur situation, ou bien de supprimer systématiquement leur candidature une fois que le poste pour lequel ils ont candidaté, mais n'ont pas été retenus, est pourvu.

Si jamais vous externalisez votre processus de recrutement, veillez à ce que votre prestataire respecte ces mêmes conditions en lui demandant de vous fournir ses clauses RGPD !

Retenez donc, si ce n'est pas déjà fait, que dans les actions prioritaires à réaliser pour éviter tout risque réputationnel, financier ou juridique pour non respect des clauses RGPD il est important de :
 

• vérifier que vous détaillez bien aux candidats les traitements qui seront réalisés de leurs données à caractère personnel ainsi que les droits dont ils disposent (dénonciation à la CNIL, demande d'accès, de rectification, de suppression) : dans l'idéal, ces informations sont à détailler sur la page permettant au candidat de déposer sa candidature ;

• vous assurer que vous collectez bien le consentement du candidat pour réaliser les traitements de données à caractère personnel que vous lui avez détaillé ;

• vous assurer que l'accès aux données des candidats est bien limité et contrôlé ;

• vous assurer que vous n'avez plus en base de données de candidats avec lesquels vous n'avez pas eu de contact depuis plus de deux ans ;

• mettre à jour (ou créer si elle n'existe pas encore) la procédure relative à l'archivage et au stockage des candidatures en prévoyant soit une suppression de toutes les candidatures à partir du moment où elles dépassent le délai maximal (et plus tôt si la candidature n'est pas adaptée par exemple), ou bien prévoir une reprise de contact avec le candidat afin de mettre régulièrement sa situation à jour dans vos bases, en lui laissant à chaque fois la possibilité d'accéder, de modifier ou de supprimer les données dont vous disposez sur lui ;

• vérifier les données qui sont collectées sur les candidats et vous assurer que les procédures prévoientbien qu'aucune donnée sensible n'est collectée : données relatives à la santé, à la religion, à la sexualité, etc. ;

• nommer un Délégué à la Protection des Données personnelles si jamais des données sensibles étaient stockées dans le cadre du processus de recrutement ;

• en cas d'externalisation du processus de recrutement, demander à vos prestataires leurs clauses RGPD et vous assurer qu'elles sont claires et licites avant de les accepter ;

• formaliser dans votre logiciel d'accompagnement à la mise en conformité tous les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre des processus RH de votre agence d'intérim.
   

Au sein de votre cabinet d'expertise-comptable, de nombreuses données à caractère personnel sont manipulées. Elles concernent les candidats, les salariés, les prospects, les clients, les partenaires...